時間善規劃

作息更自在

一天24小時,不能求多,只能善用。時間管理失衡,工作雜務千頭萬緒,壓得人產生窒息感,不幸或導致情緒困擾。減壓從源頭入手,按本身處境,做好時間管理,並養成習慣,化為技巧,人生路上隨時派上用場,自然走得更自在。

時間管理,並非只求把眼前事務瞬間全部辦妥,而是更有效率的運用時間,把重要的先做,次要的隨後逐步處理。時間管理是持久的工作,畢竟人要處理的事務持續轉變,故須不時檢視,預早計劃。以下列舉數個項目,助你完善個人的時間管理。

輕重區分  辦事有序
不管在學或在職,總被各種事務纏身,可用「1234優次有序」模式,區分事務的輕重緩急:
 

按表中1234次序來處理事務:

(1)代表緊急且重要的事,應優先處理,(4)則屬既不緊急也不重要的事,可最後才處理。一些工作如增長知識、發展人際關係,屬於重要但非緊急的事務,講求長時間累積建立,可排次要位置。

目標清晰  大事化小
做事前先定目標,按可用的時間、資源及個人能力,評估如何實現。有了計劃,能夠為每階段安排充裕的時間,不至於最後關頭急就章,能更有條理的處事,承受的壓力亦較輕。同時,用便箋摘錄每階段須處理的事務,貼於當眼處,免過後補漏虛耗時間。


如遇上大型項目或長期的工作計劃,宜先將工作內容細分,細分後的工作目標會較容易達到,只要按時把各細項工作內容完成,然後一宗一宗整合起來,按部就班,小事大成也。

積極應對  避拖字訣
面對具難度、耗時的工作,不少人採用拖字訣,推到最後一刻才處理。那時驚覺時間不足,支援難覓,壓力愈覺沉重。既是必須處理的任務,應積極投入,何妨自製推動力:


‧ 確定期限,加強準時完成的意識。
‧ 發掘工作的樂趣、得?,推動自己;完成一階段,獎勵一下自己,加以激勵。
‧ 設定計劃進度表,提供更充裕時間做準備,增強完成的信心。
‧ 若因畏難而抗拒該工作,不妨轉個角度,視為自我挑戰。

提升效率  整合時間
說增強效率,別等同空求快或不眠不休。盲目加快,難免錯漏百出,倒過來費時修正;熬夜趕工則屬自欺欺人,體能往往無法負荷,事倍功半。焦點是調整處事模式:


‧ 有條不紊:
案頭文件山積,工作看似做極不完,壓力加劇。通過系統化的處理,分門別類,按優次逐一處理,時間更好用,內心更踏實。


‧ 必耗光陰:
如上述情景,文件亂堆,單單尋找已浪費不少時間。故此,應細心檢視平日哪些事項虛耗了時間,像重複工序、走過多迂迴路。


‧ 學懂說不:
無關要緊的事項、應酬,可說「不」。這個「不」也須用來回應自己那顆外騖的心。


‧ 整合時間:
不少人愛拆散時間,同步處理幾件事,左碰碰,右摸摸,最終沒一項完整做妥。把時間整合,在特定時段內做好某項工作,一氣呵成,效率更佳。

隙縫時間  用得其所
緊密日程中的空閒間隙,如上下班的車程,也可善加利用,如為重要但非緊急的事做前奏功夫,像思考工作計劃概念大綱或流程等;又或閉目養神、做靜觀練習放鬆心情;但切忌邊行走邊看手機工作,以免加重壓力,效果適得其反。


勿忘留時間緩和情緒
談時間管理,不少人以為須用盡分秒處理有回報的事項,包括可賺錢的工作,甚或換來即時快樂的娛樂遣興。其實,充分休息、平靜情緒、鬆弛身心,以及培養積極人生觀,皆是生活中不能或缺的,亦是推動工作效率的後盾。因此,應以人性化角度訂定目標和計劃,切合實際,具可行性,並預留時間處理突發事件及各種不能預計的問題,當然,更要留空間給自己喘息和充電。


打開管理大師的錦囊
坊間不難找到關於時間管理的書籍,可供參考,縱然並非管理階層,也有受用處。被譽為管理大師的彼得‧杜拉克(Peter Drucker)曾寫下:「人不善於管理自己的時間」、「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事」等話,即使寫於多年之前,迄今仍具啟發性。


杜拉克其中一個時間管理項目是「記錄時間」。不少人常抱怨「好忙!好忙!」何以一刻空閒都沒有?時間都用到哪裡去?記錄時間的好處,在於掌握個人運用時間的整體情況,同時加強個人對時間的敏感度。方法是以數周為期,仔細記下每一天時間是如何運用、做了甚麼,盡量在事情發生後即記錄,不要過後才費勁回憶摘錄,會較準確。有了這基礎,便能檢視箇中問題,作出調整,更有效的管理時間。
 

 

 


 

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