職場物語

代溝?待溝?
職場溝通跨世代

訪問 心晴行動慈善基金輔導員認證輔導員(香港專業輔導協會)香港人力資源管理學會專業會員李慧嫺小姐

 

很多機構都會有不同年齡世代的員工,由於價值觀、工作及人生經驗以至崗位不同,有時候少不免引致職場代溝,甚至產生磨擦,影響情緒及溝通,令工作事倍功半。
 

其實世代差異並非鴻溝,溝通貴乎尊重和了解,多關心,多認識情緒管理技巧,將有助締造良好的跨世代工作間。

A公司是一間中小企,每年都會招聘不少新畢業的員工。由於行業性質,員工工作壓力很大,不少新入職者在中途會離職甚至轉行,只有部分人會留下來發展。公司管理層對下屬要求既高且嚴,因為他們從前都是這樣走過來的,但新入職的年輕一代卻未必這樣想,認為上級只會用高壓政策,老是雞蛋裏挑骨頭,而上級卻覺得年輕下屬不聽話,一心一意指導他們免走冤枉路,他們卻「一言九鼎」,陽奉陰違。矛盾尤其在個別上司與下屬之間愈來愈深,一次工作上意見分歧,衝突就此發生。

世代溝通大不同
心晴行動慈善基金輔導員李慧嫺小姐(Margaret)表示,她也接觸過不少的例子,因不同世代的處事方式存在差異,影響了彼此溝通及協作,甚至因而產生負向情緒。「年長一代對上司或公司的政策,即使有不認同,大多數也會照辦,把不滿隱藏,儘量減低衝突,但新世代的同事未必會直接接收命令,他們敢於表達要求,不怕向上司說不,極力爭取自己的權益,在上司或年長同事眼中便可能會覺得他們不禮貌,自己不被尊重,因而覺得很生氣,年輕一方就可能覺得自己不被欣賞、被針對。如果大家之間開始出現這些負面情緒,之後再合作下去,有可能變成對人不對事,潛藏的對抗情緒也有機會伺機爆發,影響同事之間的協作及公司運作。」
 

坊間把不同世代的人分為X、Y、Z世代,歸納出一些共同的價值觀及處事模式,例如Z世代是指剛踏進職場的一群,因為父母教育大多不是權威式的,因此不大強調權威,「以我為先」的觀念也比較強,亦敢於開口要求。有些人認為不同世代之間的差異,令工作中更易出現溝通問題及磨擦,影響公司效率。不過Margaret提醒,這些預設印象有時可能會帶來一些偏見,反而妨礙溝通。
 

「最近《哈佛商業評論》雜誌刊登了一份研究報告,當中訪問了2萬人,他們來自不同年齡世代,結果顯示,他們的價值觀、工作態度等之間的差異,比一般人印象中的小。研究人員認為,不同世代的人都有不同的性格及工作模式,不能只看年齡所反映的特質。所謂世代引致的溝通問題,未必完全是年齡層影響,反而我們的主觀假設,可能會令到個別群體被標籤,覺得他們都是無責任感、愛『hea』做,或者他們也會覺得自己被人這樣看,因而容易過度敏感,在職場上更易產生對抗或緊張關係。」

世代性格特質
X世代:1960年代中至70年代中出生,已屆中年到接近退休。他們比較有紀律,處事有條理,重視會面溝通,不大着重科技。


Y世代:1970年代中至90年代中出生,不少已是公司的中層管理人員。他們比較有彈性,容易適應,處事獨立,較着重運用科技。


Z世代:1990年代中之後出生,剛踏入社會工作不久。自我觀念較強,傾向要別人配合自己,目標為本,喜歡自己學習,很倚賴科技。

如何促進
跨世代職場溝通

•保持思想開放,有同理心
•歡迎多溝通
•多彈性,容納對方的溝通方式
•尊重差異,互相學習

情緒響起警號
如果你發現同事或下屬有以下情況,顯示他可能正有情緒問題:
• 經常請病假
• 工作沒精打彩
• 與同事很疏離,經常獨自一人
• 難以集中注意力工作,表現得善忘或猶疑不決
• 情緒波動,容易動怒或哭泣
• 打扮改變,或者不修邊幅

 

這時候你可以:
• 主動聆聽,保持耐心、同理心,不要下個人判斷
• 適時作出反應,表示你理解他的感受
• 表示關心他的情緒
• 如果發現他的情緒激動,嘗試先歇一會,幫助他冷靜下來
• 尊重同事有自己的空間,讓他們可以處理自己的情緒
• 不妨讓人事部同事介入,或建議他們尋求外面的專業協助

建立職場溝通橋樑
將年齡世代的特質過分籠統化,雖然可能會帶來標籤效應,不過了解多些不同世代的處事模式,也有助促進理解,當然最重要的是,公司能否建立友善的溝通文化,營造開放的氣氛,並且能關懷同事的情緒。例如定期舉行員工會議,分享公司發展方向之餘,也可藉此表揚同事,並邀請大家尤其是新世代表達對公司的意見,讓他們的聲音也可被聆聽。如果發現某些部門或小組的上司與下屬間出現溝通問題,亦可以考慮通過人事部,組織團隊建立的活動,幫助促進溝通。

 

另外Margaret建議,若同事尤其是上下級之間出現衝突時,更高級的管理層宜即時介入。雖然他們未必有很多情緒管理的技巧,但及時介入,至少可避免事件再發酵下去,變成一發不可收拾。「有些上司覺得這是私人之間的事,但其實同事的溝通出現問題,一樣會影響工作。他可以扮演一個積極的聆聽者,兩邊各自聆聽他們的問題,讓他們吐苦水,評估事件的影響;當雙方冷靜下來時,不妨找一個輕鬆的環境,例如約出來吃飯,用一個比較中立的角度去分析。事件未必能夠就此解決,但至少有助大家釋放一些負面情緒,增加溝通機會。」
 

多一份關懷,多一份了解,都有助締造更友好的工作環境,有助提升員工的歸屬感及工作表現,其實最終也會提升公司的效率和生產力,絕對值得投資。

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